Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Ridgeandredwood exploite une boutique de mobilier sur Shopify, principalement destinée au marché français. Pour les opérations liées à la vente, à la livraison, au service après-vente et à l’administration de la boutique, Ridgeandredwood détermine les finalités essentielles du traitement et agit comme responsable du traitement.

La présente politique couvre les données traitées lors de la consultation du site, de la passation et du suivi d’une commande, de la livraison, d’un retour, d’un remboursement, d’un échange, d’une demande de garantie ou d’un contact avec le service client. Aucune utilisation à des fins de prospection commerciale, de publicité comportementale ou de revente de fichiers clients n’est incluse dans les traitements décrits ci-dessous.

2. Données traitées et caractère nécessaire

Les données nécessaires à l’exécution d’une commande peuvent comprendre : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse de facturation, adresse de livraison, articles commandés, montant, devise, référence et statut de paiement, informations de transport, échanges avec le service client et éléments fournis pour documenter un retour, un dommage de transport ou une demande de garantie.

Les données complètes de carte bancaire et le cryptogramme ne sont pas collectés directement par Ridgeandredwood. La boutique reçoit uniquement les informations de transaction nécessaires à la confirmation et au suivi du paiement dans l’environnement Shopify.

Les données d’identité, de contact et de livraison sont indispensables à la conclusion et à l’exécution de la vente. L’absence d’une adresse de livraison exploitable ou des coordonnées nécessaires au transport peut empêcher le traitement de la commande.

3. Finalités et fondements du traitement

Les données de commande sont utilisées pour enregistrer l’achat, préparer l’expédition, transmettre les informations nécessaires au transporteur, suivre la livraison et traiter les demandes relatives au produit. Ce traitement est nécessaire à l’exécution de la vente.

Les données de facturation et les justificatifs comptables sont conservés afin de respecter les obligations comptables et fiscales applicables. Les données techniques strictement nécessaires à la sécurité du site peuvent être traitées pour prévenir les accès non autorisés, détecter des anomalies et maintenir le fonctionnement de la boutique.

Les informations liées aux retours, remboursements, échanges, garanties et dommages de transport sont utilisées pour vérifier les faits, déterminer la responsabilité applicable, exécuter les obligations de service après-vente et conserver, si nécessaire, une preuve en cas de contestation.

4. Destinataires des données

Les données ne sont transmises qu’aux destinataires qui en ont besoin pour fournir un service directement lié à la commande ou au fonctionnement de la boutique.

Shopify traite les données nécessaires à l’hébergement, au fonctionnement technique, à la gestion des commandes et au passage en caisse. Pour la livraison des meubles, les informations strictement nécessaires peuvent être communiquées, selon le transporteur utilisé, à USPS, DHL Express, UPS ou FedEx. Ces informations sont limitées notamment au nom du destinataire, à l’adresse, au numéro de téléphone lorsque celui-ci est nécessaire à la livraison, aux références d’expédition et aux informations de suivi.

Des données peuvent être communiquées à une autorité compétente lorsqu’une obligation juridiquement contraignante l’impose. Ridgeandredwood ne vend pas les données personnelles et ne les transmet pas à des partenaires commerciaux à des fins de prospection dans le cadre décrit par la présente politique.

5. Transferts hors de l’Espace économique européen

Ridgeandredwood étant établi au Japon et utilisant Shopify pour exploiter la boutique, certaines données peuvent être traitées hors de l’Espace économique européen. Les prestataires techniques ou de transport peuvent également traiter des données dans plusieurs pays lorsque cela est nécessaire à leur service.

Lorsqu’un transfert vers un pays ne bénéficiant pas d’un niveau de protection reconnu comme adéquat est nécessaire, il doit être encadré par un mécanisme de transfert valable et des garanties appropriées. Shopify applique à ses transferts internationaux les mécanismes de protection qu’il met en œuvre pour ses services, notamment des règles d’entreprise contraignantes ou des garanties contractuelles lorsque celles-ci sont requises. Pour la livraison, Ridgeandredwood limite les données transmises au transporteur au strict nécessaire.

6. Durées de conservation

Les données de commande et de livraison restent accessibles pendant le temps nécessaire à l’exécution de la vente, à la livraison et au traitement d’un éventuel retour ou remboursement. Après clôture de ces opérations, seules les données devant être conservées pour la garantie, la comptabilité ou la preuve d’un litige sont maintenues.

Les données de facturation et pièces justificatives comptables sont archivées pendant dix ans. Les éléments nécessaires à la gestion de la garantie d’un meuble sont conservés pendant la durée utile au dossier et, en principe, pendant deux ans à compter de la livraison. Lorsqu’une réclamation donne lieu à une contestation, les éléments strictement nécessaires à la preuve peuvent être conservés en accès restreint pendant cinq ans à compter de la clôture du dossier, ou jusqu’à la fin d’une procédure en cours si celle-ci dure plus longtemps.

Les journaux techniques de sécurité directement contrôlés par la boutique sont conservés pendant douze mois au maximum, sauf nécessité liée à l’analyse d’un incident. Le choix relatif aux traceurs non nécessaires, lorsqu’un tel choix est proposé, est mémorisé pendant six mois. À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou placées en archivage restreint lorsqu’une conservation demeure nécessaire.

7. Cookies et traceurs

La boutique peut utiliser les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement de Shopify, notamment pour maintenir une session, conserver le panier, permettre le passage en caisse, assurer la sécurité du site et mémoriser le choix de confidentialité. Ces traceurs indispensables ne sont pas utilisés pour établir un profil publicitaire.

Tout traceur qui ne serait pas strictement nécessaire au service demandé ne peut être activé qu’après un choix libre de l’utilisateur. Le refus d’un traceur non nécessaire ne doit pas empêcher l’accès aux fonctions indispensables à l’achat. Lorsqu’un panneau de préférences de confidentialité est affiché sur le site, l’utilisateur peut y refuser ou retirer son accord avec la même simplicité que celle utilisée pour l’accorder. Les paramètres du navigateur peuvent également bloquer ou supprimer des cookies ; le blocage de certains traceurs indispensables peut toutefois affecter le panier ou le passage en caisse.

8. Droits des personnes

Toute personne concernée peut demander l’accès à ses données, leur rectification, leur effacement lorsque leur conservation n’est plus justifiée, ou la limitation de leur traitement dans les cas applicables. Elle peut également demander la portabilité des données qu’elle a fournies lorsque le traitement est automatisé et repose sur son consentement ou sur l’exécution de la vente.

Lorsqu’un traitement repose sur un consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment sans remettre en cause les traitements réalisés avant le retrait. Lorsqu’un traitement repose sur un intérêt légitime, la personne peut s’y opposer dans les situations applicables.

Les demandes doivent être adressées à clearhelp@ridgeandredwood.com et comporter les éléments permettant d’identifier la personne ou la commande concernée. Une pièce d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur et uniquement dans la mesure nécessaire à la vérification. Une réponse est apportée dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception. Lorsque la demande est complexe ou que plusieurs demandes sont reçues simultanément, ce délai peut être prolongé dans les limites autorisées, avec information du demandeur pendant le premier mois.

L’effacement ne s’applique pas aux données dont la conservation reste nécessaire pour satisfaire une obligation comptable, gérer une garantie en cours, établir une preuve ou défendre un droit. La personne concernée peut saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés si elle estime que ses données ne sont pas traitées conformément aux règles applicables.

9. Sécurité, incidents et responsabilité

Ridgeandredwood applique un principe de minimisation des données et limite l’accès aux informations personnelles aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour exécuter leur mission. Les fonctions de sécurité disponibles dans Shopify, les contrôles d’accès, la protection des connexions et la limitation des informations communiquées aux transporteurs sont utilisés afin de réduire les risques d’accès, de perte, d’altération ou de divulgation non autorisés.

En cas de violation de données, l’incident est documenté, son origine et sa portée sont analysées et des mesures correctives sont appliquées. Lorsqu’il existe un risque pour les droits et libertés des personnes, Ridgeandredwood en informe la CNIL dans les meilleurs délais et, lorsque cela est possible, dans les soixante-douze heures suivant sa constatation. Si le risque est élevé, les personnes concernées sont également informées sans retard injustifié.

Ridgeandredwood reste responsable des traitements qu’il détermine pour l’exploitation de la boutique. Les prestataires restent responsables des traitements pour lesquels ils déterminent eux-mêmes les finalités ou moyens. Ridgeandredwood ne peut être tenu responsable d’une divulgation résultant d’une action volontaire de l’utilisateur ou d’identifiants qu’il a lui-même transmis à un tiers, sans que cette limitation réduise les obligations impératives de protection, de notification ou d’exercice des droits.

10. Contact