Déclaration relative à l’utilisation des données aux seules fins d’exécution de la commande

Déclaration relative à l’utilisation des données aux seules fins d’exécution de la commande

1. Objet de la déclaration

La présente déclaration précise la manière dont Ridgeandredwood utilise les données personnelles fournies par les clients dans le cadre de l’achat de mobilier sur sa boutique Shopify destinée principalement au marché français.

Les données collectées dans le cadre d’une commande sont utilisées uniquement pour les opérations nécessaires à la conclusion, à l’exécution et au suivi de la vente, ainsi qu’aux obligations directement liées à cette relation commerciale, notamment la livraison, le service après-vente, les retours, les remboursements, les garanties, la sécurité du site, la comptabilité et le traitement d’éventuelles réclamations.

Ridgeandredwood n’utilise pas les données de commande pour constituer des fichiers destinés à des usages sans lien avec l’exécution de la vente.

2. Données nécessaires à la commande

Selon la situation, les données traitées peuvent comprendre :

Seules les informations utiles à l’opération concernée doivent être demandées. Ridgeandredwood applique un principe de minimisation et ne demande pas de données sans lien raisonnable avec la commande ou son traitement.

3. Paiement

Les données complètes de carte bancaire et le cryptogramme ne sont pas collectés directement par Ridgeandredwood.

Le paiement est traité dans l’environnement Shopify et par les services de paiement disponibles au moment du passage en caisse. Ridgeandredwood reçoit uniquement les informations nécessaires pour confirmer l’état du paiement, rattacher la transaction à la commande et, lorsque cela est nécessaire, exécuter un remboursement.

Le client ne doit jamais transmettre par e-mail ou par téléphone le numéro complet de sa carte bancaire, son cryptogramme, son mot de passe ou un code d’authentification.

4. Utilisation pour la préparation et l’expédition

Après validation de la commande, les données d’identité, de contact et de livraison sont utilisées pour préparer le meuble, organiser son expédition et permettre sa remise au destinataire.

Le délai de préparation avant expédition est de 1 à 3 jours ouvrés. Après expédition, le délai de livraison annoncé est de 8 à 15 jours ouvrés.

Les transporteurs susceptibles d’être utilisés sont USPS, DHL Express, UPS et FedEx.

Lorsque cela est nécessaire à la livraison, Ridgeandredwood peut transmettre au transporteur les informations strictement nécessaires, notamment le nom du destinataire, l’adresse de livraison, le numéro de téléphone lorsqu’il est utile à la remise, les références d’expédition et les données de suivi.

Ces informations ne doivent pas être utilisées par Ridgeandredwood pour une finalité étrangère à l’exécution de la commande.

5. Service après-vente, retours et garanties

Les données d’une commande peuvent continuer à être utilisées après la livraison lorsqu’elles sont nécessaires au traitement d’une demande de retour, de remboursement, d’échange, de garantie, de dommage de transport ou de produit incomplet ou non conforme.

Ridgeandredwood applique un délai de retour sans motif de 30 jours à compter de la réception du meuble.

Lorsqu’un remboursement est émis, l’inscription du crédit sur le compte intervient généralement sous 5 à 7 jours ouvrés selon l’établissement de paiement.

Pour examiner un dommage ou une non-conformité, le service client peut demander des photographies du meuble, de l’emballage, des protections internes ou de l’étiquette de transport lorsque ces éléments sont utiles à la vérification du dossier.

Les informations reçues dans ce cadre sont utilisées uniquement pour établir les faits, déterminer la solution applicable et conserver, lorsque cela est nécessaire, une trace du traitement effectué.

6. Utilisation pour la sécurité et le fonctionnement technique

Certaines données techniques peuvent être traitées afin de permettre le fonctionnement normal de la boutique, la sécurité du passage en caisse, la prévention des accès non autorisés, la détection d’anomalies et la résolution d’incidents techniques.

Ces traitements ne sont pas destinés à modifier la finalité commerciale initiale des données de commande. Ils servent à protéger l’intégrité du site, des comptes, des transactions et des informations nécessaires à l’exécution de la vente.

Les données techniques ne doivent être conservées que pendant une durée proportionnée à leur finalité.

7. Obligations comptables et conservation de preuve

Certaines données liées à une commande doivent être conservées après son exécution lorsque cette conservation est nécessaire pour la facturation, la comptabilité, la gestion d’une garantie, la preuve d’un remboursement, la résolution d’un litige ou le respect d’une obligation applicable à l’activité.

Les données de facturation et les pièces justificatives comptables sont archivées pendant dix ans.

Les éléments nécessaires à la gestion de la garantie d’un meuble sont conservés pendant la durée utile au dossier et, en principe, pendant deux ans à compter de la livraison.

Lorsqu’une contestation persiste, les éléments strictement nécessaires à la preuve peuvent être conservés en accès restreint pendant la période utile à la défense des droits de chacune des parties.

8. Limitation des destinataires

Les données personnelles ne sont accessibles qu’aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour exécuter une opération directement liée à la commande ou au fonctionnement de la boutique.

Shopify peut traiter les données nécessaires à l’hébergement, au fonctionnement de la boutique, à la gestion des commandes et au passage en caisse.

USPS, DHL Express, UPS et FedEx peuvent recevoir les informations nécessaires à l’acheminement lorsqu’ils sont chargés de la livraison.

Une autorité compétente peut également recevoir certaines données lorsqu’une obligation juridiquement contraignante l’impose.

Ridgeandredwood ne transmet pas les données de commande à des tiers pour des usages sans lien avec la vente décrite dans la présente déclaration.

9. Transferts internationaux

Ridgeandredwood étant établi au Japon et exploitant sa boutique avec Shopify, certaines données peuvent être traitées en dehors de l’Espace économique européen lorsqu’une opération technique, administrative ou logistique le nécessite.

Lorsque des données sont transférées vers un pays ne bénéficiant pas d’un niveau de protection reconnu comme adéquat, le transfert doit être encadré par un mécanisme valable et des garanties appropriées.

Ridgeandredwood limite dans tous les cas les données transmises à ce qui est nécessaire à l’opération concernée.

10. Données non nécessaires à l’exécution

Une donnée qui n’est pas nécessaire à la commande, à la livraison, au service après-vente, à la sécurité, à la comptabilité ou à une obligation applicable ne doit pas être exigée pour permettre au client d’acheter un meuble.

Lorsqu’un traitement distinct reposerait sur le consentement, ce traitement ne doit pas être présenté comme une condition obligatoire de la vente s’il n’est pas nécessaire à son exécution.

Le refus ou le retrait d’un consentement non indispensable ne doit pas empêcher l’accès aux fonctions essentielles de commande.

11. Droits du client

Le client peut demander l’accès aux données le concernant, leur rectification lorsqu’elles sont inexactes, leur effacement lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, ou la limitation de leur traitement dans les situations applicables.

Il peut également exercer un droit d’opposition lorsque celui-ci est applicable et demander la portabilité des données qu’il a fournies lorsque les conditions nécessaires sont réunies.

Une demande peut être adressée à clearhelp@ridgeandredwood.com.

La demande doit contenir suffisamment d’informations pour permettre d’identifier la personne et les données concernées. Une pièce d’identité ne peut être demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur et uniquement dans la mesure nécessaire à la vérification.

Une réponse est apportée dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de la demande. Lorsque la demande est complexe ou que plusieurs demandes sont reçues simultanément, ce délai peut être prolongé dans les limites applicables, avec information du demandeur dans le premier mois.

12. Suppression et archivage

Lorsque les données ne sont plus nécessaires à l’exécution de la commande, à la garantie, à la comptabilité, à la sécurité ou à la conservation d’une preuve, elles doivent être supprimées, anonymisées ou placées en archivage restreint lorsque leur conservation demeure nécessaire.

L’effacement demandé par un client ne peut pas porter sur des informations dont la conservation reste obligatoire ou nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la défense d’un droit.

13. Exactitude des informations fournies

Le client est responsable de l’exactitude des informations qu’il communique, en particulier son nom, son adresse de livraison, son adresse électronique et son numéro de téléphone.

Une information erronée ou incomplète peut empêcher ou retarder l’exécution de la commande.

Ridgeandredwood reste responsable de l’usage qu’il fait des données reçues et doit les limiter aux finalités décrites dans la présente déclaration.

14. Sécurité des données

Ridgeandredwood limite l’accès aux données aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour accomplir leur mission.

Les fonctions de sécurité disponibles dans Shopify, les contrôles d’accès, la protection des connexions et la limitation des informations transmises aux transporteurs sont utilisés afin de réduire les risques d’accès, de perte, d’altération ou de divulgation non autorisés.

En cas d’incident affectant des données personnelles, la situation est documentée, analysée et traitée afin de limiter ses conséquences et de prendre les mesures de notification nécessaires lorsqu’elles sont requises.

15. Contact